İşbu Aydınlatma Metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“Kanun”) 10. maddesi ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca, aşağıda kimliğine yer verilen veri sorumlusu tarafından hazırlanmıştır.
Kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla Velora Vize tarafından; aşağıda sıralanan amaçlar çerçevesinde, bu amaçlarla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde, otomatik veya otomatik olmayan yöntemlerle işlenir.
İşlenen veriler: Ad, soyad. Danışmanlık ilişkisi kurulduktan ve belge hazırlığı aşamasına geçildikten sonra, yalnızca başvuru dosyası için gerekli olduğu ölçüde pasaport, nüfus kayıt örneği, kimlik fotokopisi ve benzeri başvuru evrakı üzerindeki kimlik bilgileri.
Amaçlar: Talep ve soruların cevaplandırılması, vize danışmanlığı ve belge hazırlama hizmetlerinin sunulması, başvuru dosyasının oluşturulması ve kontrolü, sözleşme süreçlerinin yürütülmesi, finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına bilgi verilmesi.
İşlenen veriler: Telefon numarası, WhatsApp numarası ve WhatsApp’ta görünen adınız, e-posta adresi, varsa adres bilgisi.
Amaçlar: Müşteri iletişiminin sürdürülmesi, geri arama taleplerinin karşılanması, belge listesinin ve bilgilendirmelerin iletilmesi, talep ve şikâyetlerin takibi, hizmet sonrası destek sağlanması.
İşlenen veriler: Hedef ülke, vize türü, başvuru profili ve belirttiğiniz özel durumlar, oluşturulan belge listesi, tarafınızca iletilen mesaj ve talep içerikleri, dosya durumu, düzenlenen fatura ve ilgili belgeler.
Amaçlar: Belge listesinin oluşturulması, danışmanlık ve belge hazırlama süreçlerinin yürütülmesi, dosya kontrolü, başvuru takibi, müşteri memnuniyetine yönelik faaliyetler, finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi.
İşlenen veriler: IP adresi, sunucu ve uygulama log kayıtları, çerez kayıtları, iletişim formunda Google reCAPTCHA tarafından değerlendirilen tarayıcı ve cihaz bilgileri ile etkileşim sinyalleri.
Amaçlar: Bilgi güvenliğinin sağlanması, formların otomatik ve kötü amaçlı gönderimlere karşı korunması, hizmetin kötüye kullanılmasının önlenmesi, açık rızanız hâlinde ziyaret istatistiklerinin oluşturulması.
İşlenen veriler: WhatsApp üzerinden yapılan sesli aramalarda görüşmenin ses kaydı, yazılı dökümü ve otomatik oluşturulan kısa özeti, görüşmenin tarihi, süresi ve teknik durumu.
Amaçlar: Hizmetin sunulması, hizmet kalitesinin denetlenmesi ve geliştirilmesi, geri arama taleplerinin yerine getirilmesi, hizmetin kötüye kullanımının önlenmesi, müşteri iletişiminin sürdürülmesi.
Kişisel verileriniz; internet sitemizdeki iletişim ve başvuru formları, WhatsApp, telefon, e-posta ve yüz yüze görüşmeler ile belge hazırlığı aşamasında tarafınızca iletilen evrak aracılığıyla toplanır.
Yurt içi: Yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile mali müşavir ve hukuk danışmanı gibi hizmet sağlayıcılarımıza, yalnızca gerekli olduğu ölçüde aktarılır.
Yurt dışı: İnternet sitemizin ve müşteri kayıtlarımızın barındırıldığı sunucular ile kullandığımız WhatsApp altyapısı (Meta Platforms), yapay zekâ hizmeti (OpenAI) ve güvenlik hizmeti (Google reCAPTCHA) yurt dışında bulunmaktadır. Bu nedenle yukarıda sayılan veriler yurt dışında işlenmektedir. Bu aktarımlar Kanun’un 9. maddesi kapsamında gerçekleştirilir.
Kişisel verileriniz, bu metinde sayılan amaçlar ve yasal zorunluluklar dışında üçüncü kişilerle paylaşılmaz; pazarlama amacıyla satılmaz veya kiralanmaz.
Verilerinizin silinmesini dilediğiniz zaman talep edebilirsiniz: WhatsApp’ta “sil”, “delete” veya «حذف» yazmanız yeterlidir. Bu talep ses kayıtlarınızı, görüşme dökümlerinizi ve özetlerinizi de kapsar.
Velora Vize; kişisel verileri yetkisiz erişim, kayıp, ifşa, değiştirme ve kötüye kullanıma karşı korumak amacıyla uygun teknik ve idari tedbirleri uygular. Bu tedbirler verilerin güvenli şekilde saklanmasını, yetkisiz erişimin engellenmesini, erişimin yalnızca yetkili personelle sınırlandırılmasını ve uygulamaların düzenli olarak gözden geçirilmesini kapsar. Ses kayıtlarına yalnızca yetkili Velora Vize çalışanları yönetim paneli üzerinden erişebilir; her erişim kayıt altına alınır.
İnternet sitemizdeki belge asistanı hiçbir bilgiyi kaydetmez. Listenizi e-posta ile göndermeyi seçerseniz adresiniz yalnızca o gönderim için kullanılır; kaydedilmez, bir listeye eklenmez ve size başka e-posta gönderilmez.
Bilgilendirme ve yönlendirme amacıyla WhatsApp üzerinde bir chatbot hizmeti sunuyoruz. Bu hizmette telefon numarası, dil tercihi, kendi isteğinizle gönderdiğiniz mesajlar ile hizmet kullanım ve teknik sistem kayıtları işlenir. Chatbot; pasaport, kimlik belgesi, banka hesap dökümü, vize başvuru dosyası veya diğer resmî belgeleri talep etmez, toplamaz ve saklamaz.
WhatsApp üzerinden yapılan sesli aramalar, Vera adındaki sanal asistan tarafından yanıtlanır. Vera bir yazılımdır, Velora Vize çalışanı değildir; vize adımları ve belgeler hakkında genel bilgi verir, belge listesini WhatsApp üzerinden iletir ve talep edilmesi hâlinde bir danışmanımızın sizi geri aramasını ayarlar.
Aramaların kaydedildiği, her aramanın başında sesli olarak bildirilir. Görüşmenin dökümü ve özeti WhatsApp yazışma geçmişinize de eklenir; böylece daha sonra yazdığınızda kaldığınız yerden devam edilebilir. Konuşmanın anlaşılması, sesli yanıtların üretilmesi, görüşmenin yazıya dökülmesi ve özetlenmesi için yapay zekâ hizmetleri kullanılır.
Görüşme sırasında kimlik numarası, pasaport numarası veya banka bilgisi gibi bilgileri paylaşmamanızı öneririz; bu bilgiler sesli aramada gerekli değildir.
Formu otomatik gönderimlere karşı korumak amacıyla Google reCAPTCHA v3 hizmetini kullanıyoruz. Bu hizmet yalnızca formun bulunduğu sayfalarda çalışır. reCAPTCHA; IP adresi, tarayıcı ve cihaz bilgileri, sayfada geçirilen süre ile fare hareketi ve tuş vuruşu zamanlaması gibi etkileşim verilerini değerlendirir. Formda girdiğiniz ad, telefon, e-posta ve mesaj içeriği reCAPTCHA tarafından Google’a aktarılmaz; bu bilgiler yalnızca Velora Vize’ye iletilir. Formda ayrıca hiçbir üçüncü tarafla paylaşım içermeyen gizli bir kontrol alanı (honeypot) bulunur.
İnternet sitemizde, sitenin çalışması için zorunlu çerezler ile açık rızanız hâlinde analitik çerezler kullanılır. Ayrıntılar için Çerez Politikası sayfamıza bakabilirsiniz; çerez tercihinizi dilediğiniz zaman değiştirebilirsiniz.
Kanun’un 11. maddesi uyarınca, 28. maddedeki istisnalar saklı kalmak kaydıyla:
haklarına sahipsiniz.
Taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de yer alan asgari şartları taşıyan bir dilekçeyle:
iletebilirsiniz. Başvurunuz en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır.
Velora Vize, bu metni yasal gereklilikler ve operasyonel değişiklikler doğrultusunda güncelleme hakkını saklı tutar. En güncel sürüm her zaman internet sitemizde yayınlanır.
Velora Vize olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında kişisel verilerinizin gizliliğine ve güvenliğine önem veriyoruz.
Web sitemiz, WhatsApp hattımız, chatbot, telefon, e-posta, sosyal medya veya diğer iletişim kanalları üzerinden bizimle paylaştığınız ad, soyad, telefon numarası, e-posta adresi, görüşme içerikleri, vize danışmanlığı sürecine ilişkin bilgiler ve tarafımıza ilettiğiniz diğer kişisel veriler; taleplerinizi yanıtlamak, danışmanlık hizmeti sunmak, başvuru süreçleri hakkında bilgilendirme yapmak, müşteri iletişimini sağlamak ve yasal yükümlülükleri yerine getirmek amacıyla işlenebilir.
Kişisel verileriniz; KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen hukuki sebepler kapsamında, hizmetin gerektirdiği süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen yasal saklama süreleri dahilinde muhafaza edilir. Yasal zorunluluklar, resmi kurum talepleri veya hizmetin yürütülmesi için gerekli durumlar dışında kişisel verileriniz üçüncü kişilerle paylaşılmaz.
KVKK’nın 11. maddesi kapsamında aşağıdaki haklara sahipsiniz:
WhatsApp veya chatbot görüşmesinde aşağıdaki ifadelerden birini yazmanız halinde, WhatsApp sunucuları üzerinden silme süreci için talebiniz alınır:
sildeleteحذف
Bu işlem, WhatsApp / chatbot görüşme sistemi üzerindeki silme talebinizin alınması içindir.
Velora Vize’ye ait veritabanında kayıtlı kişisel verilerinizin silinmesini ayrıca talep etmeniz gerekir. Bunun için WhatsApp, e-posta veya yazılı başvuru yoluyla bize ulaşarak aşağıdaki ifadeyi gönderebilirsiniz:
“Velora Vize veritabanında kayıtlı kişisel verilerimin silinmesini talep ediyorum.”
Talebinizin güvenli şekilde sonuçlandırılabilmesi için kimlik veya telefon numarası doğrulaması yapılabilir. Başvurularınız KVKK kapsamında en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır. Kanunen saklanması zorunlu olan bilgiler yalnızca ilgili yasal saklama süresi boyunca muhafaza edilmeye devam edebilir.
Velora Vize, vize başvuruları için danışmanlık ve destek hizmeti sunar. Vize başvurularına ilişkin nihai değerlendirme ve karar yalnızca ilgili konsolosluklar, büyükelçilikler ve göçmenlik makamları tarafından verilir. Velora Vize vize onayını garanti etmez ve vize başvurularını onaylama veya reddetme yetkisine sahip değildir.
